Có một cuốn sách tôi đọc đã lâu nhưng vẫn hay nghĩ lại: The Power of Full Engagement của Jim Loehr và Tony Schwartz. Ý chính của sách gói trong một câu: thứ cần quản lý không phải là thời gian, mà là năng lượng. Thời gian thì ai cũng có hai mươi bốn giờ. Năng lượng thì mỗi người mỗi khác, và nó lên xuống theo cách mình sống.

Lần đầu đọc, tôi gật gù rồi để đó. Phải mấy năm sau tôi mới hiểu câu ấy thật sự nói gì.

Trong nhiều năm làm nghề, tôi chứng kiến không ít lần mục tiêu ngắn hạn và áp lực doanh số làm chất lượng tư vấn bị xem nhẹ. Có một giai đoạn, tôi mệt với chính hiện trạng đó. Tôi bắt đầu tự hỏi: mình đang góp phần sửa vấn đề niềm tin của khách hàng, hay đang làm nó nặng thêm?

Nhìn lại, cái mệt ấy không nằm ở đôi chân hay ở một lịch hẹn quá dày. Tôi vẫn đi làm, vẫn gặp khách, vẫn giữ nhịp. Nhưng bên trong có một nguồn đang cạn, và không lịch làm việc nào bù lại được. Nó chỉ được lấp lại khi tôi rõ hơn về phần trách nhiệm của mình. Sau này, sự rõ ràng đó trở thành lý do tôi xây 6PLAN.

Câu trả lời nhanh

Nói ngắn gọn thế này. Quản lý năng lượng là chăm cho mình đủ sức làm việc tốt, thay vì chỉ cố nhét thêm việc vào lịch. Năng lượng của người làm tư vấn đến từ bốn nguồn: thể chất, cảm xúc, tập trung và ý nghĩa. Mỗi nguồn cạn theo một cách riêng và cần được nạp lại theo cách riêng. Nếu bạn đã ngủ đủ mà vẫn không có sức nhấc máy gọi khách, thì chỗ cạn nhiều khả năng không nằm ở thể chất.

Quản lý năng lượng là gì — và vì sao nó quan trọng hơn quản lý thời gian

Bạn thử nhớ lại hai buổi sáng cùng có ba tiếng trống lịch.

Buổi thứ nhất, bạn gọi được mười cuộc, hẹn được hai khách, soạn xong một bảng phân tích nhu cầu. Buổi thứ hai, bạn mở danh sách khách ra, nhìn mãi mà không bấm số nào, lướt điện thoại, dọn bàn, rồi tự nhủ chiều sẽ làm.

Thời gian như nhau. Thứ khác nhau là năng lượng bạn mang vào ba tiếng đó.

Nghề tư vấn đặc biệt nhạy với chuyện này. Việc của mình không phải việc chân tay chạy theo dây chuyền. Mỗi cuộc gọi cần can đảm, mỗi buổi gặp cần sự hiện diện, mỗi lời từ chối cần sức để đứng lại. Một tư vấn viên cạn năng lượng vẫn có thể ngồi đủ tám tiếng. Họ chỉ không làm được những việc tạo ra kết quả.

Bốn nguồn năng lượng, nói bằng ngôn ngữ của nghề mình, là:

1. Thể chất — bình xăng. Ngủ, ăn, vận động, và những khoảng nghỉ ngắn trong ngày. Đây là nguồn dễ thấy nhất, nhưng cũng là nguồn người làm nghề hay “ứng trước” nhất: thức khuya soạn hồ sơ, ăn vội giữa hai cuộc hẹn, chạy liền một mạch cuối tháng.

2. Cảm xúc — nhiệt độ bên trong. Bạn bước vào buổi gặp với tâm thế bình tĩnh, tò mò, muốn giúp người trước mặt, hay với sự lo âu, bực bội, sợ bị từ chối? Khách cảm được nhiệt độ đó trước khi nghe bạn nói gì.

3. Tập trung — độ sắc của đầu óc. Khả năng ngồi yên với một việc khó: phân tích một gia đình, chuẩn bị câu hỏi khai thác nhu cầu, viết lại một kịch bản. Nguồn này bị bào mòn bởi thông báo điện thoại, nhóm chat, và việc nhảy liên tục giữa mười thứ.

4. Ý nghĩa — lý do để đứng dậy. Bạn làm nghề này vì điều gì? Khi lý do đó rõ, bạn đi qua được những tuần khó. Khi nó mờ đi, hoặc khi cách mình đang làm đi ngược với điều mình tin, thì ba nguồn còn lại có đầy đến đâu cũng thấy thiếu.

Bốn nguồn này không đứng riêng mà chồng lên nhau như bốn tầng. Thể chất là nền. Nhưng người có nền tốt mà tầng trên cùng rỗng vẫn sẽ thấy mình đi làm như cái máy.

Nó áp vào bạn trong những hoàn cảnh nào

Làm nghề nhiều năm, tôi thấy chuyện cạn năng lượng hay xuất hiện ở ba hoàn cảnh quen thuộc.

Tuần có nhiều lời từ chối liên tiếp. Lịch vẫn kín, thể chất vẫn ổn, nhưng nguồn cảm xúc bị rút dần sau mỗi cuộc gọi không thành. Đến ngày thứ năm, bạn bắt đầu né: soạn tài liệu thay vì gọi, học thêm một khóa thay vì gặp khách. Bạn thấy mình vẫn bận. Thật ra bạn đang tránh chỗ đau.

Những ngày dồn cuối tháng. Bạn ngủ ít, ăn thất thường, chạy hồ sơ đến khuya. Nguồn thể chất bị ứng trước, và tuần đầu tháng sau bạn trả lãi bằng mấy ngày uể oải, không muốn đụng vào điện thoại. Nhịp “dồn rồi sập” này lặp lại vài tháng là thành thói quen.

Khi bạn quay lại nghề hoặc đang chững lại. Bạn biết sản phẩm, biết quy trình, nhưng không còn chắc mình làm nghề này để làm gì. Chỗ cạn ở đây là nguồn ý nghĩa. Nếu chỉ tăng chỉ tiêu hoạt động để ép mình chạy, bạn sẽ chạy được vài tuần rồi hụt hơi.

Nếu một trong ba cảnh trên nghe quen, thì bài này đang nói với bạn. Còn nếu muốn đặt chuyện năng lượng vào bức tranh lớn hơn về cách làm việc có hệ thống, bạn có thể đọc thêm về hệ thống năng suất cá nhân mà tôi đang xây cùng bạn đọc 6PLAN.

Một ví dụ cụ thể: hai tuần, cùng số giờ làm

Đây là tình huống minh họa, không phải một người cụ thể. Các con số chỉ để so sánh.

Hãy hình dung một tư vấn viên, tạm gọi là Tuấn, làm khoảng 45 giờ mỗi tuần trong cả hai tuần dưới đây.

Tuần A. Tuấn lên lịch kín từ sáng đến tối. Buổi trưa ăn trong xe. Mỗi lần bị từ chối, anh lướt nhóm chat để “đổi không khí”. Tối về soạn hồ sơ đến gần nửa đêm. Cuối tuần, anh đếm lại: khoảng 20 cuộc gọi, 3 cuộc hẹn, 1 buổi gặp mà anh tự thấy mình nói không ra hồn vì mệt.

Tuần B. Vẫn khoảng 45 giờ, nhưng Tuấn sắp lại vài thứ. Anh gom giờ gọi khách vào buổi sáng, lúc đầu óc còn tươi. Giữa hai khối gọi, anh đi bộ mười phút. Anh tắt thông báo nhóm chat trong giờ gọi. Mỗi tối trước khi ngủ, anh ghi lại một khách hàng trong ngày mà anh thấy mình giúp được điều gì đó, dù nhỏ. Cuối tuần: khoảng 30 cuộc gọi, 5 cuộc hẹn, và anh nhớ rõ hai buổi gặp mà khách hỏi lại rất nhiều.

Tuấn không có thêm giờ nào. Anh chỉ ngừng rút cạn cùng lúc cả bốn nguồn. Khối gọi buổi sáng giữ cho nguồn tập trung. Mười phút đi bộ nạp lại thể chất và cảm xúc. Dòng ghi chú buổi tối chạm vào nguồn ý nghĩa.

Tôi không hứa con số của bạn sẽ đổi y như vậy. Mỗi người có nhịp khác nhau. Điều ví dụ này muốn cho thấy là: khi kết quả chững lại, câu hỏi đầu tiên chưa chắc là “mình cần làm thêm bao nhiêu giờ”. Nhiều khi câu hỏi đúng là “mình đang cạn ở nguồn nào”.

Dấu hiệu bạn đang có khoảng thiếu năng lượng

Đây là phần tôi mong bạn đọc chậm nhất. Mỗi dấu hiệu đi kèm lý do vì sao nó đáng để ý.

Bạn ngủ đủ mà sáng dậy vẫn không muốn mở danh sách khách. Khi thể chất ổn mà vẫn không có lực để bắt đầu, chỗ cạn thường nằm ở cảm xúc hoặc ý nghĩa. Ngủ thêm sẽ không sửa được.

Bạn chọn việc “an toàn” thay cho việc “đúng”. Dọn file, sửa slide, học thêm một video kỹ năng thay vì gọi mười cuộc. Đây là dấu hiệu nguồn cảm xúc đang thấp: bạn tìm việc không có nguy cơ bị từ chối. Nó nguy hiểm vì trông rất giống sự chăm chỉ.

Bạn đọc một bảng nhu cầu ba lần mà không nhớ gì. Nguồn tập trung đã bị xé nhỏ. Thường là do cả ngày nhảy qua lại giữa tin nhắn, cuộc gọi và mạng xã hội, nên đầu óc không còn khoảng lặng nào để làm việc sâu.

Bạn thấy khó chịu với khách trước cả khi họ nói gì. Một câu hỏi bình thường của khách cũng làm bạn thấy bị làm phiền. Cảm xúc cạn thì kiên nhẫn là thứ mất đầu tiên, và khách cảm được điều đó rất nhanh.

Bạn không còn nhớ lần gần nhất mình thấy tự hào về một buổi tư vấn. Nếu mọi thứ chỉ còn là con số tuần và chỉ tiêu tháng, nguồn ý nghĩa đang mờ đi. Đây là dấu hiệu khó thấy nhất, vì bạn vẫn chạy bình thường, chỉ là chạy như cái máy.

Không cần có đủ năm dấu hiệu mới đáng lo. Một dấu hiệu lặp lại hai, ba tuần liền đã đủ để dừng lại nhìn.

Ba hiểu lầm thường gặp về quản lý năng lượng

Hiểu lầm 1: “Mệt thì nghỉ là xong.” Nghỉ chỉ nạp lại thể chất. Nếu cái mệt đến từ việc bạn làm trái điều mình tin, hoặc từ nỗi sợ bị từ chối chưa được gọi tên, thì nghỉ một tuần xong quay lại vẫn y như cũ. Hiểu lầm này tốn thời gian vì bạn nghỉ đúng lúc không cần nghỉ, rồi chạy đúng lúc cần dừng lại suy nghĩ.

Hiểu lầm 2: “Người giỏi là người không bao giờ cạn.” Thật ra người giỏi cũng cạn. Họ chỉ nhận ra sớm hơn và có sẵn cách nạp lại. Tin vào hình mẫu “không bao giờ mệt” khiến nhiều tư vấn viên giấu tình trạng của mình, gồng đến khi bỏ nghề. Cái giá ở đây không chỉ là doanh số mà là cả một nghề nghiệp.

Hiểu lầm 3: “Quản lý năng lượng là chuyện cá nhân, không liên quan đến kết quả.” Mà thật ra, với nghề tư vấn, năng lượng chính là nguyên liệu. Chất lượng một buổi khai thác nhu cầu phụ thuộc vào việc bạn có đủ sức lắng nghe hay không. Coi năng lượng là chuyện riêng, bạn sẽ đi tìm lời giải ở kịch bản mới, công cụ mới, trong khi chỗ hỏng nằm ở chính người cầm kịch bản.

Việc nên làm tuần này

Không cần đổi cả lối sống. Tuần này bạn chỉ cần thử hai việc nhỏ.

Một: chấm điểm bốn nguồn mỗi tối. Trước khi ngủ, tự cho mỗi nguồn một điểm từ 1 đến 5: thể chất, cảm xúc, tập trung, ý nghĩa. Mất chưa đến một phút. Sau bảy ngày, bạn sẽ thấy nguồn nào thấp đều, và nó thấp vào những ngày nào.

Hai: đánh dấu một giờ “năng lượng cao nhất” trong ngày. Để ý xem bạn tỉnh táo nhất lúc nào, rồi để dành giờ đó cho việc khó nhất, thường là gọi khách hoặc chuẩn bị một buổi tư vấn quan trọng. Đừng đem giờ vàng đi trả lời tin nhắn.

Chỉ vậy thôi. Chưa cần thay đổi gì lớn. Tuần này là tuần để nhìn cho rõ.

Đoạn lắng

Tôi từng nghĩ người làm nghề bền là người chịu được nhiều nhất. Giờ tôi nghĩ khác. Người đi được lâu là người biết mình đang cạn ở đâu, và không xấu hổ khi dừng lại để nạp.

Bốn nguồn năng lượng giống bốn cái giếng. Có giếng cạn vì mình múc quá nhiều. Có giếng cạn vì lâu rồi không ai ngó tới. Cái giếng thứ tư, cái giếng ý nghĩa, thường là cái cạn âm thầm nhất. Nhưng khi nó đầy, ba cái kia tự nhiên dễ đầy theo.

Không biết bạn có từng như tôi không: có những ngày rất bận mà cuối ngày thấy trống. Nếu có, có lẽ câu hỏi không phải là mình đã làm bao nhiêu, mà là mình đã làm việc đó với phần nào của mình.

Kết luận

Quản lý thời gian giúp bạn biết việc gì làm lúc nào. Quản lý năng lượng giúp bạn có mặt thật sự trong lúc làm. Với một nghề mà mỗi buổi gặp đều cần sự hiện diện trọn vẹn, cái thứ hai quan trọng không kém cái thứ nhất.

Tuần này, cứ chấm điểm bốn nguồn và quan sát. Khi đã thấy rõ chỗ cạn, bạn có thể đọc tiếp cách đặt năng lượng vào nhịp làm việc ngày, tuần, tháng trong bài xây hệ thống năng suất cá nhân không dựa vào ý chí. Ở đó tôi nói kỹ hơn về việc thiết kế lịch sao cho nó giữ sức cho bạn, thay vì vắt kiệt bạn.

---

Nguyễn Hoàng Khải
Làm đúng – Sống đúng
Cùng 6PLAN.vn