Những năm đầu phụ trách hai văn phòng, tôi chưa có nhiều kinh nghiệm dẫn dắt người khác. Có những ngày thời gian làm việc trôi qua mà không ra việc nào. Nó trôi trong những cuộc trò chuyện không phục vụ mục tiêu nào, hoặc trong cái bực bội của người này rồi lan sang người kia.

Bề ngoài tôi hòa đồng. Bên trong, tôi biết mình đang không học được gì và không đi đến đâu.

Dần dần tôi mới gọi đúng tên nó: tôi thiếu ranh giới. Không phải thứ ranh giới lạnh lùng, kiểu “chuyện của bạn không phải chuyện của tôi”. Mà là một thỏa thuận rõ ràng: thời gian này dành cho việc gì, trách nhiệm này của ai, và tôi muốn mình hiện diện như thế nào.

Câu chuyện ấy xảy ra ở văn phòng. Nhưng nếu bây giờ văn phòng của bạn là cái bàn ở phòng khách, thì bài học đó không mất đi. Nó chỉ đổi chỗ đứng.

Câu trả lời nhanh

Khi làm việc tại nhà, ranh giới giữa công việc và gia đình không còn được tường, cửa và giờ tan ca giữ hộ bạn. Bạn phải tự đặt nó, và phải nói ra để người nhà đọc được. Một ranh giới dùng được có bốn lớp: thời gian, không gian, sự chú ý và kênh liên lạc. Bạn không cần đặt đủ cả bốn ngay. Chỉ cần một lớp đủ rõ, đủ nhẹ để giữ được cả những tuần bận, đủ mềm để có ngoại lệ có chủ đích.

Ranh giới ở nhà là gì, và vì sao nó khó hơn ở văn phòng

Ở văn phòng, có rất nhiều thứ làm thay bạn việc giữ ranh giới. Bạn phải di chuyển đến chỗ làm. Bạn ngồi vào một cái bàn chỉ dành cho việc. Có giờ vào, giờ ra, và đồng nghiệp biết khi nào bạn đang họp. Những tín hiệu ấy nhỏ, nhưng chúng báo cho não bạn biết “bây giờ là vai này”, và báo cho người xung quanh biết “đừng ngắt”.

Ở nhà, tất cả biến mất cùng lúc. Cái laptop nằm cạnh nồi cơm. Điện thoại khách hàng cũng là điện thoại gia đình. Người nhà thấy bạn ở nhà nên mặc định bạn sẵn sàng. Còn bạn thấy việc ở ngay đó nên mặc định mình có thể làm “một chút nữa”.

Nói thật với bạn nhé, ranh giới này vỡ theo cả hai chiều. Việc tràn vào nhà: tin nhắn khách lúc bữa tối, đề xuất soạn dở đến khuya. Và nhà tràn vào việc: tiếng con gọi giữa cuộc gọi khách, việc vặt trong nhà chen vào đúng khung giờ bạn định dành cho cuộc hẹn quan trọng.

Với người làm tư vấn, chuyện này còn rõ hơn vì khách thường rảnh vào đúng lúc gia đình bạn rảnh: buổi tối và cuối tuần. Hai nhu cầu chính đáng chồng lên cùng một khung giờ.

Bốn lớp ranh giới

• Thời gian: khi nào bắt đầu, khi nào dừng hẳn.
• Không gian: chỗ nào là chỗ làm, chỗ nào không bao giờ có việc.
• Sự chú ý: khi đã ở vai nào thì ở trọn vai đó. Ngồi ăn cơm là ngồi ăn cơm.
• Kênh liên lạc: khách và đồng nghiệp được tìm bạn bằng kênh nào, trong khung giờ nào, và họ biết lúc nào sẽ nhận được phản hồi.

Ba tiêu chí để biết ranh giới của bạn dùng được

1. Người khác đọc được không? Nếu chỉ mình bạn biết giờ làm của mình, đó là ý định chứ chưa phải ranh giới.
2. Giữ được vào tuần bận không? Một quy tắc chỉ đúng khi rảnh thì không phải quy tắc.
3. Có chỗ cho ngoại lệ không? Cuối tháng, một khách quan trọng, một đứa con ốm. Ranh giới tốt biết trước những lúc nó được phép nới, và nới có chủ đích chứ không phải trôi.

Nó áp vào ai, trong hoàn cảnh nào

Bạn không cần là người làm việc tại nhà toàn thời gian mới gặp chuyện này. Tôi thấy ranh giới vỡ nhiều nhất ở ba hoàn cảnh:

Người có con nhỏ ở nhà. Khung giờ gọi khách tốt nhất lại trùng với giờ con cần bạn: đón con, ăn tối, hỏi bài. Bạn gật đầu với con, mắt nhìn màn hình, và cả hai việc đều nhận được nửa con người bạn.

Người sống chung với nhiều thế hệ, hoặc không gian nhỏ. Không có phòng riêng, chỗ làm cũng là chỗ sinh hoạt chung. Người nhà không cố ý ngắt bạn. Họ chỉ không biết lúc nào bạn đang trong một cuộc gọi.

Người hay “chút nữa”. Mở máy lúc chín giờ tối để trả lời một tin nhắn, rồi ngồi tới mười một giờ. Ở nhà không có ai tắt đèn văn phòng, nên chính bạn phải là người tắt.

Nếu bạn muốn nhìn rộng hơn về cách sắp xếp cả công việc, gia đình và sức khỏe thành một thiết kế thay vì để từng ngày cuốn đi, bài Life design: Thiết kế cuộc đời thay vì để cuộc đời cuốn đi là nơi tôi gom phần khung lớn.

Một ví dụ cụ thể

Đây là một ví dụ minh họa với các giả định do tôi đặt ra để bạn dễ hình dung, không phải một người cụ thể. Bạn có thể thay bằng giờ giấc của nhà mình.

Giả định: một tư vấn viên làm tại nhà, hai vợ chồng và một con đang đi học. Khách của bạn phần lớn rảnh sau bảy giờ tối. Cả nhà ăn cơm lúc sáu rưỡi.

Khi chưa có ranh giới. Điện thoại nằm cạnh bát cơm vì “lỡ khách gọi”. Bảy giờ rưỡi, một khách nhắn, bạn trả lời ngay vì sợ nguội. Tám giờ, con hỏi bài, bạn nghe một nửa. Mười giờ, bạn ngồi soạn đề xuất, là việc đáng ra cần đầu óc tỉnh nhất, nhưng lúc này bạn làm với phần sức cuối cùng. Cuối ngày bạn thấy mình đã làm cả ngày mà không ra việc, và ở nhà cả ngày mà không thật sự có mặt.

Khi có ranh giới, một thiết kế để bạn thử:

• Hai hoặc ba tối trong tuần có một khung gọi và gặp khách, ví dụ 19:30 đến 21:00. Trong khung, bạn trọn vẹn làm việc, và người nhà biết đừng ngắt.
• Ngoài khung, tin nhắn khách đến vẫn được đọc, nhưng phản hồi theo một câu hẹn có sẵn: “Em đang trong giờ gia đình, 8 giờ sáng mai em gọi lại anh/chị nhé.” Khách nhận được một lời hẹn rõ, thường dễ chịu hơn một câu trả lời vội.
• Bữa tối không điện thoại. Điện thoại nằm ở chỗ làm việc.
• Việc cần đầu óc tỉnh (soạn đề xuất, chuẩn bị cuộc hẹn) chuyển sang một khung buổi sáng cố định, trước khi tin nhắn đầu tiên đến.

Đây là một mô hình để bạn tự thử trong hai tuần, không phải kết quả đã đo của ai. Thứ đáng đo cũng đơn giản: số cuộc gọi bạn thật sự thực hiện trong khung, và số lần bị ngắt giữa chừng. Hai con số ấy cho bạn biết ranh giới đang giữ được hay chưa.

À mà, bạn để ý: trong thiết kế này không có chỗ nào bạn từ chối khách. Bạn chỉ làm cho khách biết khi nào bạn có mặt thật sự.

Dấu hiệu bạn đang thiếu ranh giới

Bạn không cần đợi kiệt sức mới nhận ra. Có những dấu hiệu nhỏ hơn nhiều:

1. Bạn không nói được mình hết việc lúc mấy giờ. Không có giờ kết thúc nghĩa là việc không bao giờ thật sự xong, và đầu óc không có lúc nào được nghỉ.
2. Bạn có mặt nhưng không có mặt. Bạn ngồi nghe con kể chuyện và liếc điện thoại. Điều này cho thấy sự chú ý của bạn đang bị chia, dù thân thể ở đúng chỗ.
3. Người nhà phải hỏi “anh/em đang làm hay đang rảnh?”. Họ không đọc được trạng thái của bạn. Không có tín hiệu rõ thì họ chỉ còn cách đoán, và đoán sai thì ngắt nhầm hoặc im lặng nhầm.
4. Bạn trả lời tin nhắn rất nhanh nhưng việc quan trọng cứ dời. Những việc nhỏ lấp đầy ngày, còn gọi khách mới hay soạn đề xuất thì để lúc sau. Đây là kiểu bận rộn không đi đến kết quả.
5. Cuối ngày bạn thấy có lỗi cả hai phía. Với gia đình vì lại làm việc, với khách vì lại chưa kịp. Cảm giác có lỗi ở cả hai bên thường là tín hiệu thiếu thiết kế chứ chưa chắc là thiếu cố gắng.

Ba hiểu lầm thường gặp

“Đặt ranh giới là lạnh lùng, là từ chối khách.” Nhiều người ngại vì sợ khách thấy mình khó gần. Thực tế, ranh giới tốt là một thỏa thuận rõ về thời gian, trách nhiệm và cách bạn hiện diện. Khách biết khi nào sẽ gặp được bạn có thể yên tâm hơn khách phải đoán. Cái giá của việc không đặt ranh giới là bạn dần kiệt, và chính khách nhận lại một người tư vấn mệt.

“Phải có phòng làm việc riêng mới giữ được.” Phòng riêng giúp, nhưng không phải điều kiện. Ranh giới không gian có thể là một góc bàn cố định, một cái tai nghe, một tờ giấy dựng lên báo “đang gọi khách”. Điều quan trọng là cả nhà hiểu tín hiệu ấy nghĩa gì.

“Người nhà thương mình thì tự hiểu.” Họ thương bạn, nhưng không đọc được lịch của bạn. Ranh giới cần được nói ra và nên được bàn cùng nhau, vì gia đình cũng có nhu cầu của họ. Một ranh giới chỉ bạn tự quyết thường sẽ vỡ ở lần đầu có người trong nhà cần bạn gấp.

Một giới hạn cần nói thẳng: bài này không có công thức đúng cho mọi nhà. Giờ giấc của một gia đình có con nhỏ khác với nhà chỉ có hai người lớn. Thứ tôi đưa bạn là khung để tự đặt, không phải thời khóa biểu để sao chép.

Việc nên làm tuần này

Chỉ ba việc nhỏ, và bạn có thể làm hết trong một buổi tối:

1. Viết ra ba dòng: giờ bắt đầu, giờ dừng, và một khung ngoại lệ. Không cần hoàn hảo, chỉ cần có chữ trên giấy.
2. Hỏi một người trong nhà, không phải thông báo: “Giờ nào anh/em làm mà không bị ngắt thì tốt nhất? Giờ nào nhà mình cần có anh/em trọn vẹn?” Câu trả lời có thể làm bạn bất ngờ.
3. Soạn sẵn một tin nhắn hẹn cho khách ngoài giờ, như mẫu ở trên, rồi lưu vào điện thoại để gửi trong vài giây.

Hai tuần sau, nhìn lại hai con số: số cuộc gọi thực hiện trong khung và số lần bị ngắt. Rồi chỉnh.

Đoạn lắng

Giữ ranh giới không chỉ là kỹ năng quản lý thời gian. Nó gần với một lời hứa hơn. Lời hứa với khách rằng khi gặp, bạn sẽ có mặt. Lời hứa với người nhà rằng buổi tối này không bị bán đi lần nữa. Và lời hứa với chính mình rằng một ngày làm việc có chỗ để kết thúc.

Ở văn phòng, tường và giờ tan ca giữ lời hứa ấy thay bạn. Ở nhà, bạn là người giữ. Có lẽ đó là phần nặng hơn của việc làm tại nhà, nhưng cũng là phần cho bạn quyền quyết định cuộc sống của mình trông như thế nào.

Kết luận

Ranh giới giữa công việc và gia đình khi làm việc tại nhà không phải bức tường, mà là một thỏa thuận: đủ rõ để người khác đọc được, đủ nhẹ để giữ được vào tuần bận, đủ mềm để có ngoại lệ có chủ đích. Bạn không cần đặt cả bốn lớp ngay. Chọn một lớp, thử hai tuần, đo, rồi chỉnh.

Nếu bạn muốn đặt chuyện này vào bức tranh lớn hơn, gồm công việc, nghỉ ngơi, gia đình và sức khỏe, hãy đọc tiếp bài Life design: Thiết kế cuộc đời thay vì để cuộc đời cuốn đi trong cùng chủ đề Work-Life Integration. Từ đó, bạn có thể chọn đi sâu vào phần đang vướng nhất của mình.

---

Nguyễn Hoàng Khải
Làm đúng – Sống đúng
Cùng 6PLAN.vn