Tự động hóa công việc cá nhân: bắt đầu từ đâu nếu không code

Trong The Road Ahead xuất bản năm 1995, Bill Gates viết một câu mà tôi mất nhiều năm mới thật sự hiểu: tự động hóa áp lên một quy trình hiệu quả sẽ nhân sự hiệu quả lên, còn tự động hóa áp lên một quy trình kém hiệu quả sẽ nhân sự kém hiệu quả lên.

Lần đầu đọc, tôi nghĩ đó là một câu hay để trích. Nhiều năm sau, nhìn lại mấy luồng tự động hóa công việc cá nhân mình từng dựng — chúng chỉ giúp gửi nhanh hơn những báo cáo chẳng ai dùng để ra quyết định — tôi mới hiểu ông ấy đang cảnh báo chứ không phải khen công nghệ.

Trước khi vào bảo hiểm, tôi có khoảng hai năm làm thương mại điện tử. Nên khi phụ trách một văn phòng trẻ, tôi đề xuất thử cách tiếp cận khách hàng qua kênh online. Ý tưởng không được chấp nhận — mô hình telesales lúc đó đang cho kết quả, còn tôi thì chỉ có niềm tin chứ không có gì để đặt lên bàn. Khoảng hai năm sau, cách làm online xuất hiện rộng hơn trong ngành.

Điều tôi rút ra không phải là “tôi đã đúng”, mà là: nhìn thấy một hướng đi tốt chưa đủ. Người đề xuất còn phải thiết kế được một thử nghiệm đủ nhỏ, có dữ liệu đo, và có cách giảm rủi ro cho người ra quyết định. Tôi thiếu đúng ba thứ đó.

Mà thật ra, tự động hóa công việc cá nhân cũng vận hành y hệt. Người quản lý nào cũng cảm được rằng mình đang tốn quá nhiều giờ vào việc lặp lại. Nhưng khi hỏi “bắt đầu từ đâu”, câu trả lời phổ biến nhất lại là “chờ khi nào rảnh học code đã”. Và thế là không bao giờ bắt đầu.

Câu trả lời nhanh: rào cản của bạn không phải là code

Nói thật với bạn nhé — trong phần lớn trường hợp tôi gặp, thứ chặn một người quản lý lại không phải kỹ thuật. Là chưa có ai viết quy trình đó ra thành các bước quan sát được. Bạn không thể tự động hóa một việc mà bạn chỉ mô tả được bằng câu “thì cứ làm vậy đó”. Máy chỉ hiểu bước một, bước hai, điều kiện nào thì rẽ nhánh.

Nên thứ tự đúng là: viết quy trình ra trước, đo nó, cắt bớt nó, rồi mới nối công cụ vào. Ba bước đầu không cần một dòng code nào, và chính chúng tạo ra phần lớn giá trị. Bước thứ tư — chọn công cụ — là bước dễ nhất, cũng là bước duy nhất mà mọi người lo lắng.

Tự động hóa công việc cá nhân là gì — và vì sao nó quan trọng với người quản lý

Tự động hóa công việc cá nhân là việc chuyển những thao tác lặp lại, có quy tắc rõ ràng và không đòi hỏi phán đoán con người sang cho công cụ thực hiện, để bạn giữ lại thời gian cho phần việc chỉ con người mới làm được. Nó không phải là dùng công nghệ cho hiện đại. Nó là một quyết định phân bổ nguồn lực: bạn đang tiêu giờ của mình vào đâu.

Có hai chữ cần nhấn trong định nghĩa đó: lặp lại và có quy tắc. Một việc chỉ làm một lần thì tự động hóa là lỗ. Một việc lặp nhiều nhưng mỗi lần lại tùy tình huống mà xử khác nhau thì chưa tự động hóa được — nó cần được chuẩn hóa trước.

Với một người quản lý, chuyện này quan trọng hơn với một cá nhân, vì ba lý do.

Thứ nhất, giờ của bạn là nguồn lực đắt nhất trong đội. Không phải vì bạn giỏi hơn, mà vì bạn là người duy nhất có thể ngồi 1–1 với một người đang chững, hay đi cùng một bạn mới đến buổi gặp khách đầu tiên. Mỗi giờ ngồi copy số từ file này sang file kia là một giờ đáng lẽ dùng được cho việc phát triển người.

Thứ hai, việc lặp lại của người quản lý có tính chu kỳ rất cao. Báo cáo tuần, nhắc lịch, tổng hợp hoạt động — chúng quay lại đều đặn và không bao giờ hết. Một việc làm 30 phút mỗi tuần là 26 giờ mỗi năm. Sửa một lần thì lợi cả năm.

Thứ ba — và đây là phần ít người nói — tự động hóa buộc bạn phải làm rõ quy trình. Đây mới là giá trị lớn nhất. Khi ngồi viết ra “báo cáo tuần gồm những gì, lấy số từ đâu, ai chịu trách nhiệm nhập, sai thì phát hiện ở bước nào”, bạn thường phát hiện nửa số liệu trong đó không ai dùng, và cùng một chỉ số đang được hai người hiểu theo hai kiểu.

Ngược lại, đây cũng là chỗ nguy hiểm nhất. Bỏ qua bước làm rõ mà nhảy thẳng vào công cụ, bạn sẽ có một cỗ máy gửi báo cáo sai nhanh hơn, đều hơn và khó phát hiện hơn. Đó chính xác là điều Bill Gates cảnh báo.

Khung bốn bước: VIẾT — ĐO — CẮT — NỐI

Đây là khung tôi dùng trước khi mở bất kỳ công cụ nào. Ba bước đầu làm trên giấy. Chỉ bước thứ tư mới đụng đến phần mềm.

Bước 1 — VIẾT: biến việc lặp lại thành các bước quan sát được

Chọn một việc bạn làm ít nhất mỗi tuần một lần. Lần tới khi làm, vừa làm vừa ghi lại từng thao tác, kể cả thao tác nhỏ đến mức bạn thấy ngại ghi: mở file nào, lọc cột nào, copy sang đâu, gửi cho ai, lúc mấy giờ.

Tiêu chuẩn của bước này rất cụ thể: một người mới vào đội đọc bản mô tả đó có làm được không mà không cần hỏi lại bạn câu nào? Nếu còn phải hỏi, quy trình chưa đủ rõ để tự động hóa.

Phần lớn người dừng lại ở đây vì thấy chán. Nhưng đây là bước duy nhất không công cụ nào làm hộ được.

Bước 2 — ĐO: gắn hai con số vào mỗi việc

Với mỗi việc đã viết ra, ghi hai con số: bao nhiêu lần mỗi tháng và mỗi lần mất bao nhiêu phút. Nhân ra phút mỗi tháng, rồi xếp danh sách từ cao xuống thấp.

Bạn sẽ thường thấy một điều bất ngờ: việc khiến bạn bực nhất chưa chắc là việc tốn nhiều giờ nhất. Việc tốn giờ nhất thường nhỏ và không gây khó chịu nên bạn không để ý.

Con số này còn một tác dụng thứ hai: nó là mốc gốc để đo. Không có con số trước thì mọi tuyên bố “đỡ hơn nhiều” đều là cảm giác — và cảm giác thì không dùng để báo cáo hay thuyết phục ai được.

Bước 3 — CẮT: bỏ trước, nối sau

Nhìn lại danh sách và hỏi từng việc: nó còn cần không, hay tồn tại vì trước đây có người yêu cầu và giờ không ai nhớ tại sao? Đầu ra của nó có dẫn tới quyết định nào không, hay chỉ để lưu?

Theo kinh nghiệm của tôi, luôn có vài việc bị cắt thẳng ở bước này. Cắt thì nhanh hơn tự động hóa rất nhiều — bạn thu về toàn bộ thời gian đó ngay, không mất công dựng, không phải bảo trì.

Nguyên tắc ngắn gọn: đừng bao giờ tự động hóa một việc lẽ ra nên bỏ. Tự động hóa một việc vô nghĩa chỉ làm nó sống lâu hơn, vì từ đó không ai còn thấy chi phí của nó nữa.

Bước 4 — NỐI: bây giờ mới chọn công cụ

Đến đây bạn đã có một danh sách ngắn: những việc còn lại sau khi cắt, đã viết rõ từng bước, đã biết mỗi việc tốn bao nhiêu phút mỗi tháng. Giờ mới là lúc chọn công cụ — và bạn sẽ thấy hầu hết chúng không cần code. Tôi hay hình dung công cụ theo năm bậc, từ nhẹ đến nặng:

Bậc	Cách làm	Cần code?	Hợp với việc gì
1	Mẫu có sẵn dùng lại (tin nhắn, email, biên bản họp)	Không	Việc lặp về nội dung
2	Quy tắc tự chạy trong công cụ đang dùng (lọc email, nhắc lịch lặp)	Không	Việc lặp về phân loại và nhắc nhở
3	Biểu mẫu → bảng tính → công thức tổng hợp	Không	Việc lặp về thu thập và tổng hợp
4	Công cụ nối (no-code) ghép nhiều ứng dụng thành một luồng	Không	Việc bắc cầu giữa các công cụ
5	Script viết thêm	Có, mức cơ bản	Phần bốn bậc trên không với tới

Luật chọn bậc rất đơn giản: luôn thử bậc thấp nhất có thể giải quyết được việc đó. Bậc càng thấp thì dựng càng nhanh, hỏng càng ít, người khác trong đội tiếp quản càng dễ. Bốn bậc đầu — không cần một dòng code nào — thường xử được phần lớn danh sách của một người quản lý. Bậc 5 chỉ dành cho vài trường hợp cuối, và đến lúc đó bạn cũng đã hiểu quy trình đủ rõ để mô tả cho người khác dựng hộ.

Ba ngưỡng để tự quyết

Tần suất: việc lặp dưới 4 lần mỗi tháng thường chưa đáng tự động hóa — trừ khi mỗi lần rất tốn giờ hoặc rất dễ sai.
Hoàn vốn: thời gian bỏ ra để dựng phải nhỏ hơn thời gian tiết kiệm được trong ba tháng. Dựng mất 6 tiếng để tiết kiệm 20 phút mỗi tháng là một khoản đầu tư dở.
Ổn định: quy trình đó phải không đổi trong ít nhất một quý tới. Tự động hóa một quy trình đang thử nghiệm là dựng thứ mình sắp phải phá.

Ba con số này bạn điều chỉnh được theo bối cảnh. Điều quan trọng là có một ngưỡng viết ra, thay vì quyết theo cảm hứng của buổi sáng hôm đó.

Khung này áp vào ai, trong hoàn cảnh nào

Không phải người quản lý nào cũng đang ở đúng thời điểm để làm chuyện này. Có ba hoàn cảnh tôi thấy nó tạo khác biệt rõ nhất.

Bạn vừa mở rộng đội và chưa kịp chuẩn hóa. Đội từ năm người lên mười lăm, việc hành chính tăng gấp ba, còn cách làm vẫn là cách của thời năm người — nhớ trong đầu và nhắn tay từng người.

Bạn dành phần lớn tuần cho việc tổng hợp thay vì phát triển người. Nếu nhìn lại một tuần và thấy mình ngồi với bảng biểu nhiều hơn ngồi với người, vấn đề không nằm ở kỹ năng quản lý thời gian. Nó nằm ở chỗ những việc lẽ ra máy làm đang nằm trên bàn bạn.

Đội bạn đang phụ thuộc vào trí nhớ của một hai người. Người đó nghỉ một tuần thì một phần công việc đứng lại.

Ngược lại, nếu mọi thứ còn thay đổi từng tuần hoặc chính bạn cũng chưa rõ mình muốn đo cái gì — hãy dừng ở VIẾT và ĐO. Nối vào một cấu trúc chưa đứng yên là tự tạo việc cho mình.

Một ví dụ chạy đủ từ đầu đến cuối

Tôi lấy một việc rất phổ biến: tổng hợp hoạt động tuần của đội để chuẩn bị cho buổi họp đầu tuần. Các con số dưới đây là số ví dụ — bạn thay bằng số thật của mình khi làm.

VIẾT. Ghi ra thì việc này gồm bảy thao tác: mở file của từng nhóm, lọc dòng của tuần vừa rồi, copy sang file tổng, sửa định dạng ngày cho khớp, tính tổng theo từng người, đối chiếu với con số tuần trước, viết ba dòng nhận xét gửi lên nhóm. Riêng việc viết ra bảy thao tác đã cho thấy hai chỗ dễ sai: định dạng ngày và việc copy tay.

ĐO. Mỗi tuần một lần, mỗi lần khoảng 45 phút → 180 phút mỗi tháng, tức 3 tiếng. Một năm là 36 tiếng.

CẮT. Thao tác “đối chiếu với con số tuần trước” hóa ra chưa bao giờ được dùng trong buổi họp — nó được thêm vào từ lâu và không ai bỏ. Cắt. Còn sáu thao tác, thời gian xuống khoảng 35 phút.

NỐI. Các nhóm nhập vào một biểu mẫu chung thay vì mỗi nhóm một file (bậc 3), bảng tính tự tính tổng theo người bằng công thức (bậc 3), một lịch lặp nhắc nhập trước 17h thứ Sáu (bậc 2). Ba dòng nhận xét vẫn do bạn viết tay — đó là phần cần phán đoán, và cũng là phần duy nhất thật sự có giá trị.

Kết quả: từ 45 phút xuống khoảng 10 phút, và 10 phút còn lại là phần suy nghĩ chứ không phải thao tác. Nhưng thứ đáng giá hơn con số đó là giờ cả đội có một định nghĩa chung về “hoạt động trong tuần”. Trước đó mỗi nhóm hiểu một kiểu. Và bậc cao nhất dùng ở đây là bậc 3 — không có dòng code nào.

Năm dấu hiệu bạn đang có khoảng thiếu

Nếu bạn chưa chắc mình có đang ở trong vấn đề này không, năm dấu hiệu dưới đây khá dễ nhận ra.

1. Bạn có những việc phải làm đúng thứ mấy hàng tuần, và bạn nhớ nó bằng đầu. Dấu hiệu này quan trọng vì nó cho thấy một phần trí óc của bạn đang bị chiếm chỗ để làm việc của một cái lịch nhắc. Không phải bạn hay quên — mà là bạn đang dùng bộ nhớ vào việc mà một công cụ miễn phí làm tốt hơn.

2. Bạn copy số từ chỗ này sang chỗ khác ít nhất một lần mỗi tuần. Mỗi lần copy tay là một cơ hội sai. Cái sai kiểu này đặc biệt khó chịu vì nó không báo lỗi — nó lặng lẽ làm con số lệch đi, rồi bạn ra quyết định trên con số lệch đó.

3. Khi có người nghỉ, một phần công việc dừng lại và không ai biết tiếp thế nào. Quy trình đang nằm trong đầu người chứ không nằm trên giấy. Nghĩa là bạn còn chưa xong bước VIẾT — và mọi thứ phía sau phải chờ bước đó.

4. Bạn nhắn cùng một nội dung với vài chỗ đổi tên, đổi số, nhiều lần mỗi tuần. Mỗi lần tốn ít thời gian nên dễ bị bỏ qua, nhưng cộng dồn nhanh. Đây cũng là loại việc dễ xử nhất — bậc 1 của thang, giải quyết trong một buổi chiều.

5. Bạn có báo cáo gửi đều đặn nhưng không nhớ lần cuối nó dẫn tới một quyết định là khi nào. Dấu hiệu này khác bốn cái trên: nó không kêu bạn tự động hóa, nó kêu bạn cắt.

Nếu bạn nhận ra mình ở ba dấu hiệu trở lên, khoảng thiếu ở đây không phải công cụ. Là quy trình chưa được viết ra và chưa được rà lại bao giờ.

Ba hiểu lầm thường gặp

Hiểu lầm thứ nhất: “Phải biết code mới tự động hóa được.”

Bốn trong năm bậc của thang trên không cần code, và chúng xử được phần lớn công việc lặp lại của một người quản lý. Hiểu lầm này tốn kém vì nó tạo ra một lý do chính đáng để trì hoãn vô thời hạn — bạn không thấy mình đang né tránh, bạn thấy mình đang “chờ học xong đã”. Trong lúc đó thì 36 tiếng mỗi năm vẫn đều đặn trôi đi.

Hiểu lầm thứ hai: “Tự động hóa xong là xong, khỏi phải quản lý nữa.”

Mọi luồng tự động đều sẽ hỏng vào một ngày nào đó — khi ai đó đổi tên cột, khi công cụ cập nhật, khi quy trình thay đổi. Khác biệt là khi làm tay, bạn phát hiện lỗi ngay lúc làm; khi tự động, lỗi chạy im lặng cho đến khi có người tình cờ nhận ra. Nó tạo cảm giác an toàn giả, và bạn chỉ biết mình sai sau khi đã ra vài quyết định trên dữ liệu hỏng. Một luồng tự động luôn cần đi kèm điểm kiểm tra — dù chỉ là một lần mắt người nhìn qua mỗi tháng.

Hiểu lầm thứ ba: “Có hệ thống rồi thì đỡ phải ngồi với người.”

Đây là hiểu lầm tốn kém nhất. Tự động hóa lấy lại thời gian cho bạn — nó không nói bạn nên dùng thời gian đó vào đâu. Nếu 3 tiếng tiết kiệm được mỗi tháng lại trôi vào việc dựng thêm luồng tự động khác, bạn chỉ đổi một loại việc bận này lấy loại việc bận khác. Hệ thống tốt không thay con người; nó làm cho việc đúng được lặp lại, nhìn thấy được và cải tiến được.

Việc nên làm trong tuần này

Chưa cần mở công cụ nào. Ba việc:

Một — ghi nhật ký việc lặp lại trong năm ngày. Cuối mỗi ngày, dành ba phút ghi lại những việc bạn làm mà tuần trước cũng đã làm. Chỉ ghi, chưa phân tích.

Hai — chọn đúng một việc và làm bước VIẾT. Việc nào cũng được. Viết ra từng thao tác cho đến khi một người mới đọc là làm được.

Ba — gắn hai con số vào việc đó. Bao nhiêu lần mỗi tháng, mỗi lần mấy phút. Nhân ra và ghi lại.

Hết tuần, bạn sẽ có một trang giấy. Trang giấy đó có giá trị hơn ba buổi xem hướng dẫn dùng công cụ — vì nó là thứ duy nhất không công cụ nào làm thay bạn được.

Đoạn lắng

Có một câu tôi hay tự hỏi vào cuối những tuần bận nhất: nếu tuần sau tôi phải nghỉ đột xuất, công việc này có tự chạy được không?

Lần đầu tự hỏi, tôi thấy hơi khó chịu. Câu trả lời trung thực là không — và trong sâu xa, cái không đó từng khiến tôi thấy mình quan trọng. Có một sự an tâm kỳ lạ khi biết mọi thứ cần đến mình.

Rồi tôi nhận ra thứ mình đang gọi là quan trọng thật ra là một điểm nghẽn. Một hệ thống mà mọi việc phải đi qua một người thì chỉ lớn được đến bằng sức của người đó.

Tự động hóa, ở tầng sâu nhất, không phải chuyện công cụ. Nó là chuyện bạn có sẵn lòng viết ra những gì mình đang giữ trong đầu hay không.

Bắt đầu từ đâu — nói lại một lần cuối

Bắt đầu từ tờ giấy, không phải từ phần mềm. Viết một quy trình ra. Đo nó. Cắt phần không cần. Rồi mới nối công cụ vào — từ bậc thấp nhất có thể.

Còn nếu tuần này bạn chỉ làm được một việc, hãy chọn bước VIẾT. Đó là bước rẻ nhất, chán nhất, và là bước quyết định mọi thứ phía sau.

Đọc thêm trong cùng chủ đề

Làm kỹ bước VIẾT và ĐO trước khi chạm vào công cụ:

Khi nào không nên tự động hóa:

Bắt tay vào bậc 1–3 ngay tuần này, không cần code:

Khi đã quen và muốn đi xa hơn:

Bài này nằm trong cụm nội dung lớn hơn về thiết kế công việc thay vì dựa vào ý chí — đọc tổng quan tại Hệ thống năng suất cá nhân: làm ít hơn, đạt nhiều hơn.

Nguyễn Hoàng Khải
Làm đúng – Sống đúng
Cùng 6PLAN.vn