Quản trị thời gian và ưu tiên: hệ thống cho người nhiều việc

Gần hai năm luyện sai mà không biết mình đang sai

Có gần hai năm tôi tự học luyện giọng qua các nội dung trên mạng. Ngày nào cũng luyện, và tin là mình đang tiến bộ.

Rồi vợ tôi đăng ký cho tôi một khóa học trực tiếp. Buổi đầu tiên, người hướng dẫn chỉ ra một loạt lỗi về âm, về dấu, về nguyên âm và phụ âm — những lỗi tôi lặp lại mỗi ngày suốt hai năm mà không hề nghe thấy.

Cảm giác lúc đó vừa ngượng vừa hụt hẫng. Nhưng ngay sau đó là một cảm giác nhẹ, kiểu như: cuối cùng thì cũng biết mình cần sửa cái gì.

Điều tôi mang ra khỏi hai năm đó không phải là bài học về giọng nói. Là bài học này: có những thứ bạn không thể tự phát hiện mình đang làm sai, dù bạn chăm chỉ đến đâu. Bạn cần một cơ chế bên ngoài chỉ cho bạn thấy. Thời gian là một trong những thứ đó.

Nói thật với bạn nhé — tôi đã gặp rất nhiều tư vấn viên làm việc từ sáng đến tối, không lười một ngày nào, nhưng cuối tháng nhìn con số lại thấy hụt. Họ đi tìm động lực. Họ đi tìm app mới. Rất ít người đi tìm cái mà tôi phải mất hai năm mới hiểu: một vòng phản hồi để biết mình đang lặp sai ở đâu.

Câu trả lời nhanh

Quản trị thời gian và ưu tiên không phải là nhét được nhiều việc hơn vào một ngày. Nó là một hệ thống giúp bạn biết ba điều: thời gian của bạn thật sự đang đi đâu, việc nào đáng được đặt trước, và làm sao giữ được thứ tự đó khi ngày làm việc bắt đầu vỡ.

Với người làm nhiều việc cùng lúc — vừa tìm khách, vừa gặp khách, vừa xử lý hồ sơ, vừa học, vừa lo gia đình — chỗ hỏng gần như không bao giờ nằm ở công cụ. Nó nằm ở chỗ bạn không có cách nào nhìn lại một tuần đã trôi qua và nói được chính xác nó đã trôi đi đâu.

Phần còn lại của bài này là cách dựng lại cái nhìn đó.

Quản trị thời gian và ưu tiên thật ra là quản trị cái gì

Có một hiểu lầm rất phổ biến: nghĩ rằng quản trị thời gian là môn học về tốc độ. Làm nhanh hơn, ít nghỉ hơn, dậy sớm hơn.

Nhưng thời gian không co giãn. Bạn không thể “tiết kiệm” một giờ để dành sang tuần sau. Thứ duy nhất bạn thật sự quản trị được là thứ tự — cái gì làm trước, cái gì làm sau, và cái gì không làm. Nói cách khác: đây là môn học về quyết định, không phải về tốc độ.

Và đây là chỗ nó trở nên khó với người làm nghề tư vấn. Trong một công việc có lịch cố định, phần lớn quyết định đã được người khác ra hộ bạn: đến giờ này làm việc này. Trong công việc của bạn thì không. Mỗi buổi sáng bạn đối diện với một danh sách gần như vô hạn những việc có thể làm, và tự quyết lấy. Ngày nào cũng vậy.

Không có quyết định nào trong số đó đủ lớn để bạn nhớ. Nhưng cộng lại, chúng chính là kết quả năm của bạn. Đó là lý do một tháng hỏng hiếm khi hỏng vì một sai lầm lớn — nó hỏng vì vài trăm lần bạn chọn việc dễ hơn thay vì việc quan trọng hơn, và không có gì báo cho bạn biết điều đó đang xảy ra.

Còn một chuyện nữa. Không phải mọi giờ trong ngày của bạn đều cùng loại. Có giờ sản xuất — bạn ngồi trước một con người và cuộc trò chuyện đó có thể dẫn tới một quyết định. Có giờ chuẩn bị — soạn hồ sơ, học sản phẩm, gọi hẹn, viết nội dung. Và có giờ phục hồi — nghỉ, ở với gia đình, ngủ đủ.

Cả ba đều cần. Vấn đề là hầu hết chúng ta chỉ đếm tổng số giờ làm việc, chứ không đếm tỷ lệ giữa ba loại. Một tuần 55 giờ với 5 giờ sản xuất, và một tuần 40 giờ với 15 giờ sản xuất — nhìn từ bên ngoài, người làm 55 giờ có vẻ chăm chỉ hơn. Nhìn vào cuối tháng, câu chuyện ngược lại.

Khung bốn lớp: một hệ thống thời gian dùng được

Phương pháp quản trị thời gian thì nhiều, và cái nào cũng có người dùng tốt. Cái thiếu thường không phải phương pháp — mà là chỗ để đặt phương pháp vào.

Bốn lớp dưới đây là chỗ đó. Mỗi lớp trả lời một câu hỏi khác nhau, và thứ tự giữa chúng quan trọng hơn nội dung từng lớp. Bỏ qua lớp dưới mà nhảy lên lớp trên là lý do phổ biến nhất khiến các hệ thống quản trị thời gian sụp sau hai tuần.

Lớp 1 — Sự thật: thời gian của bạn thật sự đang đi đâu

Trước khi sắp xếp bất cứ thứ gì, bạn cần biết mình đang bắt đầu từ đâu. Không phải bạn nghĩ mình dùng thời gian thế nào — mà thật sự thế nào.

Cách làm đơn giản đến mức nhiều người bỏ qua: ghi lại. Vài ngày liền, cứ mỗi lần chuyển việc thì ghi một dòng — mấy giờ, làm gì. Không đánh giá, chỉ ghi.

Gần như ai làm lần đầu cũng ngạc nhiên. Không phải vì phát hiện mình lười — hầu hết mọi người không lười. Mà vì thấy khoảng cách giữa lịch mình tưởng mình đang chạy và lịch mình đang chạy.

Lớp này chính là vòng phản hồi mà tôi thiếu suốt hai năm luyện giọng. Không có nó, ba lớp còn lại chỉ là bạn tối ưu một bản đồ vẽ sai.

Lớp 2 — Thứ tự: cái gì đáng được đặt trước

Có sự thật rồi thì mới có cơ sở để xếp thứ tự. Và nguyên tắc ở lớp này gọn hơn bạn tưởng: mỗi ngày, xác định trước những việc mà nếu chỉ làm được chúng thôi thì ngày hôm đó vẫn đáng.

Con số thường được khuyên là ba. Không phải vì ba là con số thần kỳ, mà vì nó đủ ít để bạn không tự lừa mình — danh sách mười việc luôn có chỗ cho việc dễ trốn vào.

Với người làm nghề tư vấn, có một câu hỏi lọc rất nhanh: việc này có tạo ra hoặc tiến gần hơn tới một cuộc gặp không? Không phải mọi việc đều phải trả lời “có” — hồ sơ vẫn phải làm, học vẫn phải học. Nhưng nếu cả ba việc quan trọng nhất của một ngày đều trả lời “không”, bạn nên biết điều đó trước khi ngày bắt đầu, chứ không phải cuối tháng.

Lớp 3 — Bảo vệ: giữ thứ tự đó khi ngày bắt đầu vỡ

Đây là lớp hầu hết mọi người bỏ, và cũng là lý do phần lớn kế hoạch chết trước 10 giờ sáng. Bạn xếp thứ tự vào tối hôm trước. Sáng ra, một khách nhắn tin, một cuộc họp phát sinh, một hồ sơ bị trả lại. Đến trưa, danh sách ba việc vẫn nguyên vẹn.

Bảo vệ thứ tự cần ba thứ, và cả ba đều mang tính thiết kế chứ không mang tính ý chí:

Đặt việc quan trọng vào một khối thời gian có tên trên lịch, chứ không để nó trôi nổi trong danh sách. Việc không có giờ là việc không có thật.
Chừa khoảng trống. Một lịch kín 100% chắc chắn sẽ vỡ, vì công việc của bạn vốn có việc phát sinh. Chừa sẵn chỗ cho nó là cách duy nhất để nó không ăn vào chỗ của việc khác.
Học cách từ chối và cách hoãn tử tế. Phần lớn thời gian bị mất không phải vì bạn làm việc chậm, mà vì bạn nhận việc quá nhanh.

Kỷ luật không đến từ ý chí. Nó đến từ thiết kế. Người bảo vệ được lịch của mình không có nhiều nghị lực hơn bạn — họ chỉ dựng sẵn ít chỗ hở hơn.

Lớp 4 — Phản hồi: cơ chế phát hiện mình đang lặp sai

Lớp cuối là lớp làm cho ba lớp trên sống được qua tháng thứ hai.

Mỗi tuần một lần, khoảng ba mươi phút, bạn ngồi xuống với chính tuần vừa qua. Ba việc quan trọng mỗi ngày — bao nhiêu ngày bạn làm được đủ? Thời gian sản xuất tuần này là bao nhiêu giờ? Cái gì đã đẩy kế hoạch ra khỏi đường ray, và nó xuất hiện mấy lần?

Nghe đơn giản, nhưng đây là lớp bị bỏ nhiều nhất, vì nó không tạo ra kết quả nào nhìn thấy ngay. Ba mươi phút đó không mang về hợp đồng nào. Chỉ có điều, không có nó thì bạn ở đúng chỗ tôi đã ở suốt gần hai năm: chăm chỉ, đều đặn, và lặp lại một lỗi mà chính mình không nghe thấy.

Với thời gian, bạn không cần một người thầy. Bạn cần dữ liệu của chính mình, được đọc lại đủ đều để cái sai không kịp thành thói quen.

Bốn lớp, một câu: biết sự thật → xếp thứ tự → bảo vệ thứ tự → đọc lại để sửa. Lớp nào cũng bỏ được. Nhưng bỏ lớp 1 hoặc lớp 4, hệ thống chỉ chạy được vài tuần.

Thời gian chỉ là một trong nhiều đòn bẩy. Nếu muốn nhìn khung này trong bức tranh lớn hơn, tôi có viết riêng về hệ thống năng suất cá nhân.

Khung này áp vào ai, trong hoàn cảnh nào

Không phải ai cũng cần đủ bốn lớp cùng lúc. Ba hoàn cảnh dưới đây vào hệ thống ở ba chỗ khác nhau.

Bạn mới vào nghề, lịch còn trống nhưng ngày vẫn hết. Nghịch lý quen thuộc: ít việc phải làm, mà chẳng làm được bao nhiêu. Nguyên nhân thường là chưa có lớp 2 — trong hàng chục việc “có vẻ hữu ích”, chưa ai nói cho bạn biết việc nào thật sự đẩy nghề đi. Bạn dành cả buổi sáng chỉnh trang trang cá nhân và thấy mình đã làm việc. Bắt đầu từ lớp 2, bằng câu hỏi về cuộc gặp.

Bạn đã làm được một thời gian, kết quả có nhưng không đều. Tháng này tốt, tháng sau hụt, và bạn không giải thích được vì sao. Đây gần như luôn là thiếu lớp 1 và lớp 4: bạn không thiếu năng lực, bạn thiếu dữ liệu về chính mình. Không có dữ liệu thì mỗi tháng hụt đều bị quy về “tháng này xui” hoặc “tháng này mình chưa cố” — cả hai đều không sửa được gì cho tháng sau.

Bạn đang làm hai vai cùng lúc — vừa tư vấn, vừa bắt đầu dẫn một nhóm nhỏ, hoặc vừa đi làm chỗ khác vừa làm nghề này. Đây là hoàn cảnh cần lớp 3 nhất. Hai vai cần được tách bằng khối thời gian, hoặc tách hẳn theo ngày; người cố xen kẽ liên tục thường mất nhiều thời gian cho việc chuyển qua chuyển lại hơn là cho chính công việc.

Một phép tính bạn nên tự làm lại

Đây là số minh họa để bạn thấy cách tính, không phải khảo sát và không phải chuẩn — chỗ có giá trị là khi bạn thay số của mình vào.

Giả sử một tuần bạn làm sáu ngày, mỗi ngày khoảng chín tiếng. Tổng là 54 giờ. Bóc ra:

Khoản	Giờ/tuần
Nhắn tin, gọi điện rải rác cả ngày	8
Họp, đào tạo, sinh hoạt nhóm	6
Di chuyển	7
Hồ sơ, giấy tờ, xử lý hành chính	6
Học, xem nội dung, cập nhật sản phẩm	4
Việc phát sinh không tên	8
Còn lại	15

Mười lăm giờ. Nếu mỗi cuộc gặp trung bình một tiếng rưỡi kể cả chờ đợi, đó là khoảng mười cuộc gặp một tuần — trong trường hợp mọi thứ chạy trơn.

Bây giờ thử một thay đổi nhỏ. Bạn gom việc nhắn tin và gọi điện vào hai khung cố định trong ngày thay vì rải suốt. Bạn xếp các cuộc hẹn cùng khu vực vào cùng buổi để bớt di chuyển. Hai điều chỉnh đó, nếu chỉ lấy lại được 3 giờ mỗi tuần, đã là hai cuộc gặp nữa mỗi tuần. Nhân với bốn tuần, rồi nhân với mười hai tháng.

Điều tôi muốn bạn thấy không phải con số. Là chỗ này: bạn không cần làm nhiều hơn 54 giờ. Bạn cần biết 54 giờ đó đang chia thế nào — và bạn chỉ biết được nếu có lớp 1.

Không biết bạn có từng thử ngồi tính lại một tuần của mình chưa. Nếu chưa, tôi nghĩ đó là ba mươi phút đáng giá nhất bạn bỏ ra trong tháng này.

Năm dấu hiệu bạn đang có khoảng thiếu

Không cần chờ đến cuối tháng mới biết hệ thống thời gian của mình đang hở. Năm dấu hiệu dưới đây xuất hiện sớm hơn nhiều.

1. Cuối ngày bạn mệt, nhưng không kể lại được mình đã làm gì. Mệt là có thật, nhưng nếu không dựng lại được ngày của mình thì phần lớn thời gian đã trôi qua ở chế độ phản ứng — bạn xử lý những gì đến, chứ không thực hiện những gì đã định. Thiếu lớp 1.

2. Lịch của bạn đầy, nhưng phần lớn do người khác đặt vào. Họp, nhắc việc, yêu cầu gấp. Một cái lịch đầy trông rất giống một cái lịch có kế hoạch, nên dấu hiệu này rất dễ bị bỏ qua. Thử đếm: tuần vừa rồi, bao nhiêu khối thời gian do chính bạn chủ động đặt?

3. Việc quan trọng luôn được dời sang “tối nay làm” — và tối thì không bao giờ đến. Việc quan trọng thường không gấp, nên nó luôn thua trong mọi cuộc so kè trong ngày. Nó không được làm không phải vì bạn không muốn, mà vì nó chưa bao giờ có một giờ cụ thể trên lịch. Thiếu lớp 3.

4. Kết quả tháng của bạn dồn hết vào tuần cuối. Nếu ba tuần đầu luôn im ắng và tuần cuối luôn căng, đó không phải chuyện may rủi lặp lại mười hai lần một năm. Đó là nhịp hoạt động đang chạy theo áp lực hạn chót thay vì theo kế hoạch — và nhịp đó rất khó giữ lâu.

5. Bạn không có buổi nào trong tuần để nhìn lại tuần vừa rồi. Đây là dấu hiệu nặng nhất, và cũng là dấu hiệu ít ai coi là vấn đề. Không có buổi nhìn lại nghĩa là không có cơ chế phát hiện bốn dấu hiệu trên — bạn sẽ tiếp tục, đều đặn và chăm chỉ, cho tới khi con số cuối tháng nói giúp.

Ba hiểu lầm thường gặp

Hiểu lầm 1: “Tôi cần một công cụ tốt hơn.”

Người ta hay nghĩ vấn đề nằm ở app, ở sổ, ở phần mềm. Thực tế: công cụ chỉ hiển thị quyết định, nó không tạo ra quyết định. Một cuốn sổ tay vẫn chạy tốt nếu bốn lớp ở trên đã rõ; ngược lại, phần mềm đắt nhất cũng chỉ giúp bạn sắp xếp gọn gàng hơn những việc lẽ ra không nên làm. Cái giá: mỗi lần chuyển công cụ, bạn mất vài ngày dựng lại và mất luôn dữ liệu lịch sử — tức là mất chính lớp 4.

Hiểu lầm 2: “Bận là dấu hiệu mình đang làm tốt.”

Người ta hay lấy độ bận làm bằng chứng cho sự nỗ lực, và trong nhiều môi trường thì bận còn được khen. Thực tế: bận chỉ nói lên rằng bạn đang có nhiều việc, không nói gì về việc đó có đúng hay không. Đánh đồng bận rộn với hiệu suất là cái bẫy dễ mắc nhất trong nghề này, vì nghề này luôn có việc để làm — và bạn có thể duy trì trạng thái đó nhiều tháng liền mà không đặt ra câu hỏi nào, cho tới lúc mệt thật.

Hiểu lầm 3: “Quản trị thời gian là làm được nhiều việc hơn.”

Người ta hay đo bằng số việc hoàn thành. Thực tế: một hệ thống thời gian tốt thường làm bạn hoàn thành ít việc hơn, nhưng đúng việc hơn. Thước đo không nằm ở danh sách bạn tick xong, mà ở danh sách bạn quyết định không làm. Hiểu lầm này tốn thời gian theo cách khó nhận ra nhất: bạn vẫn tiến, mỗi ngày đều tiến, chỉ là không tiến về phía cần tới.

Việc nên làm trong tuần này

Bạn chưa cần dựng cả bốn lớp. Lúc này, thứ đáng làm chỉ là nhìn cho rõ.

Một — ghi nhật ký thời gian ba ngày. Ba ngày là đủ để thấy pattern. Mỗi lần chuyển việc, ghi một dòng: mấy giờ, làm gì. Đừng sửa hành vi trong ba ngày này — sửa sẽ làm hỏng dữ liệu.

Hai — phân ba loại. Đọc lại ba ngày đó, đánh dấu mỗi dòng là sản xuất, chuẩn bị hay phục hồi, rồi cộng từng loại. Con số đó là điểm xuất phát thật của bạn.

Ba — đặt trước ba mươi phút cuối tuần, có giờ cụ thể trên lịch, chỉ để ngồi đọc lại hai việc trên. Nếu chỉ làm được một trong ba việc, hãy làm việc thứ ba — vì đó là lớp tôi đã thiếu suốt gần hai năm.

Đoạn lắng

Có một điều tôi nghĩ mãi sau buổi học luyện giọng đầu tiên ấy. Không phải chuyện tôi đã sai, mà chuyện tôi đã sai một cách chăm chỉ — mỗi ngày, đều đặn, với đầy đủ thiện chí, suốt gần hai năm.

Sự chăm chỉ không tự bảo vệ được bạn. Nó chỉ làm hướng đi hiện tại của bạn đi xa hơn, dù hướng đó đúng hay sai.

Nên câu đáng hỏi có lẽ không phải “tuần này mình đã cố đủ chưa” — câu đó gần như lúc nào cũng trả lời là chưa, và không dẫn tới đâu. Câu đáng hỏi hơn là: lần gần nhất mình ngồi xuống nhìn lại một tuần đã qua là khi nào?

Nếu không nhớ nổi, đó chưa phải vấn đề kỷ luật. Đó là một khoảng trống trong hệ thống. Và khoảng trống thì lấp được.

Kết luận

Quản trị thời gian và ưu tiên không phải môn học về việc chạy nhanh hơn. Nó là môn học về việc nhìn rõ hơn: rõ nơi thời gian đang đi, rõ việc nào đáng đặt trước, rõ chỗ hệ thống của mình đang hở.

Bốn lớp trong bài này — sự thật, thứ tự, bảo vệ, phản hồi — không dựng xong trong một tuần. Nhưng lớp đầu tiên thì có, và nó là lớp mà mọi thứ còn lại đứng lên trên.

Bạn không cần thêm động lực. Bạn cần một tuần được ghi lại trung thực.

Đọc thêm trong cùng chủ đề

Nếu muốn bắt đầu từ lớp 1 — nhìn rõ thời gian của mình đang đi đâu:

Khi đã có sự thật và cần xếp lại thứ tự:

Khi thứ tự đã rõ nhưng ngày làm việc vẫn liên tục vỡ:

Và khi muốn dựng lớp phản hồi để hệ thống sống được lâu:

Nguyễn Hoàng Khải
Làm đúng – Sống đúng
Cùng 6PLAN.vn