Lần đầu đứng chia sẻ trước hội trường, tôi đã tập rất kỹ ở nhà. Kịch bản thuộc, nhịp nói thuộc, tôi tưởng mình chuẩn bị đủ rồi.

Rồi cầm micro lên, chân run, miệng líu, và gần như quên sạch kịch bản.

Nhìn lại, tôi thấy mình đã chuẩn bị rất nhiều, nhưng toàn ở chỗ dễ chịu. Tập ở nhà thì thoải mái. Còn việc thật sự quyết định, là đứng nói trước người thật, thì tôi chưa làm lần nào. Sau hôm đó, tôi chủ động nhận thêm cơ hội để nói.

Tôi kể chuyện này không phải để bàn về nói trước đám đông. Tôi kể vì nó cho tôi thấy việc quan trọng thường ẩn mình thế nào: nó hiếm khi là việc dễ làm nhất trong ngày. Và nếu không có chỗ đặt sẵn cho nó, ngày sẽ tự lấp đầy bằng những việc dễ hơn.

Câu trả lời nhanh

Quy tắc 3 việc quan trọng nhất nghĩa là mỗi ngày bạn chọn đúng ba việc, sao cho nếu chỉ làm xong ba việc đó thì ngày hôm ấy vẫn được tính là một ngày đi tới. Bạn chọn từ tối hôm trước, ghi ra giấy, và làm ba việc này trước khi để tin nhắn hay việc phát sinh kéo đi.

Ba chứ không phải mười, vì con số nhỏ buộc bạn phải bỏ bớt, mà bỏ bớt mới là phần khó. Với người làm tư vấn, ít nhất một trong ba việc nên là việc có người thật ở đầu bên kia: một cuộc gọi, một lời hẹn, một lần follow-up.

Quy tắc này là gì, và vì sao con số ba có tác dụng

Danh sách việc cần làm trả lời câu hỏi “tôi có những gì để làm”. Quy tắc 3 việc trả lời một câu khác: “nếu hôm nay chỉ làm được ba việc, ba việc nào làm cho ngày này có ý nghĩa”. Hai câu hỏi nghe gần nhau, nhưng đưa ra hai kiểu ngày rất khác nhau.

Mà thật ra, điều làm quy tắc này có sức nặng không nằm ở con số ba. Nó nằm ở chỗ bạn buộc phải xếp hạng. Một danh sách mười việc cho phép bạn né quyết định, vì việc nào cũng “rồi sẽ làm”. Ba ô trống thì không cho né: muốn đưa việc này vào, phải đưa việc khác ra.

Ba cũng là con số vừa sức. Một ngày làm nghề tư vấn có cuộc hẹn, có tin nhắn, có việc phát sinh không báo trước. Ba việc có thật sự trọn vẹn trong một ngày như vậy được. Năm việc thì bắt đầu trôi sang ngày mai. Đây là quy ước để dùng, không phải luật: ngày nào lịch hẹn dày, hai việc cũng đủ.

Để chọn ba việc, bạn có thể dùng ba câu hỏi:

• Việc này có làm tuần này khác đi không? Nếu hôm nay bỏ nó mà tuần vẫn y như cũ, nó chưa phải việc quan trọng nhất.
• Việc này là hoạt động hay là chuẩn bị? Gọi, hẹn, gặp, follow-up, luyện kỹ năng là hoạt động. Thiết kế lại hình ảnh, sắp xếp lại file, đọc thêm tài liệu là chuẩn bị. Chuẩn bị có giá trị, nhưng nó rất dễ ăn hết ngày mà không ai biết.
• Nếu để sang ngày mai, việc này có còn nguyên giá trị không? Việc nào mất giá trị khi trễ, như một lời hẹn đang nóng, thì nên nằm trong ba.

Quy tắc này hợp với ai, trong hoàn cảnh nào

Bạn không cần là người mới mới dùng được. Có ba hoàn cảnh quy tắc này thường giúp ngay.

Hoàn cảnh thứ nhất là bạn làm đều, ngày nào cũng kín, nhưng cuối tuần nhìn lại thì số cuộc hẹn không nhích. Bạn không lười. Phần lớn thời gian của bạn đang đi vào những việc chuẩn bị, nên cảm giác bận rất thật mà kết quả thì chậm.

Hoàn cảnh thứ hai là bạn vừa quay lại nghề sau một thời gian ngưng. Lúc này cái gì cũng muốn làm lại cùng một lúc: nhắn lại người cũ, học lại sản phẩm, dựng lại trang cá nhân. Hai tuần sau thì cạn sức vì không việc nào đủ nhịp để thành thói quen.

Hoàn cảnh thứ ba là bạn đã mua khá nhiều khóa học và công cụ. Mỗi cái thêm vào vài việc “nên làm” trong danh sách, và danh sách ngày càng dài hơn thời gian bạn có. Ba việc mỗi ngày là cách để công cụ phục vụ bạn, thay vì bạn phục vụ công cụ.

Một ví dụ cụ thể: từ chín việc xuống còn ba

Đây là ví dụ minh họa để dễ hình dung, không phải câu chuyện của một người cụ thể.

Sáng thứ Ba, một tư vấn viên mở danh sách và thấy chín việc: gọi hỏi thăm năm khách cũ; thiết kế lại ảnh bìa trang cá nhân; đọc tài liệu sản phẩm mới; gửi tin follow-up cho hai người vừa gặp tuần trước; cập nhật file danh sách khách; trả lời tin nhắn trong các nhóm; xem tiếp một bài học online; chốt lịch hẹn với một khách đang do dự; sắp xếp lại hồ sơ.

Cả chín việc đều hợp lý, và đó chính là vấn đề. Áp ba câu hỏi ở trên, ba việc còn lại là: gửi tin follow-up cho hai người vừa gặp, gọi hỏi thăm năm khách cũ, và chốt lịch hẹn với khách đang do dự. Lý do dễ thấy: cả ba đều dẫn tới một cuộc nói chuyện với người thật, và việc follow-up với người vừa gặp thì nguội đi rất nhanh.

Sáu việc còn lại không bị bỏ. Chúng được xếp vào một khối thời gian riêng, chiều muộn hoặc tối. Điều khác biệt là chúng không còn được phép giành mất buổi sáng.

Cuối ngày, người này có thể chỉ xong hai việc và dở dang một. Nhưng cô ấy biết rõ mình đã đi tới đâu, rõ hơn nhiều so với một ngày “làm được bảy việc” mà trong bảy việc đó không có ai là người thật.

Nếu bạn muốn nhìn cả bức tranh phía sau, từ kế hoạch tháng, tuần cho tới từng ngày, bài Quản trị thời gian và ưu tiên: Hệ thống cho người làm nhiều việc trình bày đầy đủ hơn. Còn quy tắc này chỉ là mảnh nhỏ nhất của bức tranh đó: lớp ngày.

Dấu hiệu bạn đang thiếu một thứ tự ưu tiên

Nói thật với bạn nhé, nhiều người không biết mình đang thiếu thứ tự ưu tiên. Họ chỉ thấy mình mệt. Vài dấu hiệu sau giúp gọi tên được điều đó:

• Cuối ngày bạn gạch được nhiều việc nhưng không nhớ việc nào quan trọng. Danh sách thường được viết theo thứ tự bạn nhớ ra, không theo thứ tự đáng làm. Việc dễ nhớ và việc đáng làm là hai nhóm khác nhau.
• Có một việc khó nằm trong danh sách nhiều ngày liền. Thường là một cuộc gọi, một lời xin hẹn, một buổi luyện kỹ năng. Nó không bị đẩy vì bạn quên. Nó bị đẩy vì bạn ngại, và danh sách dài cho bạn một lý do rất êm để không đụng tới nó.
• Bạn mở ngày bằng tin nhắn và thông báo. Khoảng thời gian tỉnh táo nhất của buổi sáng đã đi vào việc của người khác trước khi kịp đi vào việc của mình.
• Bạn “đang chuẩn bị” cho một việc suốt nhiều tuần. Tài liệu gần xong, hình ảnh gần xong, nhưng chưa gặp ai. Chuẩn bị là cách rất dễ chịu để cảm thấy mình đang làm việc mà không phải chịu rủi ro bị từ chối.

Nếu bạn thấy mình trong từ hai dấu hiệu trở lên, vấn đề thường không nằm ở động lực. Nó nằm ở chỗ ngày của bạn chưa có thứ tự.

Ba hiểu lầm thường gặp

“Chỉ làm ba việc thì là lười.” Người ta hay nghĩ quy tắc này là bỏ hết phần còn lại. Thực tế, ba việc là những việc phải xong, còn việc nhỏ vẫn được làm trong khối riêng của nó. Hiểu lầm này tốn một thứ: bạn quay về danh sách dài để cảm thấy mình đang làm nhiều, và cái cảm giác đó che mất việc thật sự đáng làm.

“Ba việc phải là ba việc thật lớn.” Ba việc lớn thì không xong nổi trong một ngày, ba ngày liền không xong thì bạn bỏ cả quy tắc. Việc lớn nên được cắt ra, và ba việc hôm nay là phần cắt đủ để xong trong ngày. Ví dụ “xây lại danh sách khách” quá lớn, còn “gọi năm người trong danh sách” thì vừa.

“Hôm nào bị việc gấp phá thì quy tắc hỏng.” Thật ra quy tắc này tồn tại chính là cho những ngày như vậy. Ngày bị xáo trộn, bạn không cần giữ cả ba, chỉ cần giữ một. Một việc quan trọng được làm trong ngày hỗn loạn có giá trị hơn ba việc được lên kế hoạch cho ngày yên ổn mà không bao giờ tới. Bỏ cả hệ thống vì một ngày hỏng là cái giá không cần phải trả.

Việc nên làm trong tuần này

Đừng thay đổi cả hệ thống. Chỉ cần ba việc nhỏ:

1. Tối nay, trước khi ngủ, viết ba việc cho sáng mai lên một mảnh giấy. Mất năm phút. Đặt nó nơi bạn nhìn thấy đầu tiên khi cầm điện thoại lên.
2. Đảm bảo ít nhất một trong ba việc có người thật ở đầu bên kia. Nếu cả ba đều là việc một mình, hãy đổi một việc.
3. Cuối ngày, chỉ đánh dấu xong hoặc chưa xong. Không chấm điểm bản thân. Sau năm ngày, nhìn lại xem việc nào cứ nằm lại mà chưa xong. Thường đó mới là chỗ nghẽn thật.

Đoạn lắng

Tôi vẫn nhớ cảm giác run chân ở hội trường rõ hơn nhớ bất kỳ danh sách việc nào của những năm đó. Có lẽ vì việc quan trọng ít khi dễ chịu. Nó thường là việc khiến ta hơi sợ, hơi ngại, hơi muốn để mai.

Và cũng vì thế, ngày làm việc của chúng ta không tự dành chỗ cho nó. Ta phải dành chỗ trước, khi còn tỉnh táo, rồi để phần còn lại của ngày tự sắp xếp quanh đó. Không cần làm hoàn hảo. Chỉ cần mỗi ngày có một việc mình biết rằng, nếu hôm nay chỉ làm được việc này thôi, mình vẫn không phải thấy tiếc.

Kết luận

Quy tắc 3 việc quan trọng nhất không phải là cách làm nhiều hơn. Nó là cách chọn trước, khi đầu óc còn rõ, để ngày làm việc không bị những việc dễ hơn lấp mất. Ba câu hỏi chọn việc, một mảnh giấy tối nay và ba dấu tích cuối ngày là toàn bộ những gì bạn cần để thử.

Nếu muốn đặt quy tắc này vào một hệ thống rộng hơn, bạn có thể đọc tiếp trong chủ đề quản trị thời gian và ưu tiên cho người làm nhiều việc. Còn hôm nay, thử một điều nhỏ: viết ba việc cho ngày mai, rồi xem sáng mai ngày của mình khác đi chỗ nào.

---

Nguyễn Hoàng Khải
Làm đúng – Sống đúng
Cùng 6PLAN.vn